Digital indberetning af arbejdstimer er frem for alt smart – men det kan ende med en stor regning for virksomheden, hvis der ikke er styr på reglerne.
Hovedparten af vores medlemsvirksomheder bruger systemer til digital indberetning af medarbejdernes arbejdstimer.
Det er der mange gode grunde til, ikke mindst at det for alle parter er nemmere og mere overskueligt end fysiske timesedler, der skal overleveres, indtastes og gemmes i mapper. Og de fleste steder fungerer den digitale indberetning da også helt efter bogen og uden større problemer.
Men samtidig ser vi et stigende antal sager, hvor digital indberetning skaber uenighed og fører til konflikt med inddragelse af 3F.
Forskellige årsager
Uenigheden kan handle om flere ting. Vi ser blandt andet eksempler på, at medarbejdere ikke vil foretage indberetningen på eget udstyr (telefon, tablet, computer), og hvor virksomheden ikke har stillet andet udstyr til rådighed.
Uenigheden kan også handle om mangler ved systemet til indberetning, fx at medarbejderen ikke har kunnet indtaste alle løndele i systemet. Eller at der ikke er blevet sendt en kvittering til medarbejderen for det indtastede. Eller noget helt fjerde.
I sidste ende bunder uenighederne typisk i, hvorvidt virksomheden har fulgt reglerne for digital indberetning, det såkaldte ’protokollat 8’.
Kan blive dyrt
Vores opfordring til medlemmerne er, at de nøje læser og følger de beskrevne regler i protokollatet.
Der er endnu ikke faldet afgørelser i voldgiftssager, men det kan gå hen og blive dyrt – rigtig dyrt – for virksomheden, hvis ikke reglerne er blevet fulgt.
Protokollat 8
Regelsættet i protokollat 8 består af 10 punkter, blandt andet disse tre:
3. Den digitale indberetning skal give mulighed for at indberette alle løndele og godtgørelser, herunder men ikke begrænset til overtid, genetillæg, oplysninger om arbejdsart ved fritekstfelter og afkrydsningsfelter.
4. Virksomheden stiller det nødvendige udstyr til rådighed for den digitale indberetning for medarbejderne. Den enkelte medarbejder har ikke ret til personligt udstyr.
5. Hvis der anvendes digital indberetning skal medarbejderen have en kvittering, som dokumenterer det af medarbejderen indberettede. Kvitteringen sendes til e-Boks eller den af medarbejderen sidst anmeldte e-mailadresse.
Find og læs alle 10 regler i overenskomsten under afsnit 3
(Artiklen er første gang bragt i juninummeret af Murernyt)